In 5 stappen naar een optimale conversie

Stap 1: Onderzoek de brondata

Om optimaal gebruik te kunnen maken van de data in ANVA’s software is het van belang de kwaliteit van brondata allereerst te onderzoeken. Is de brondata actueel of verouderd? Als er niet actief geprolongeerd wordt in het te converteren bronsysteem zullen de diverse vervaldata niet (meer) actueel zijn. Bedenk daarom, voordat je gaat converteren, hoe je hiermee om wenst te gaan. Bekijk vervolgens of alle data consistent is ingevuld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de wijze waarop telefoonnummers zijn ingevoerd. Start je altijd met het netnummer en volgt daarna het abonneenummer, of is er geen uniforme werkwijze gehanteerd?

Als consultants zien we vaak dat het onderzoeken van brondata onder druk komt te staan als gevolg van de planning. Dit is jammer, aangezien datamigratie een kans is om de kwaliteit van data te controleren en waar mogelijk te verhogen.

Stap 2: Hanteer een realistische planning

Een realistische planning is van groot belang. In veel gevallen is de datum voor livegang reeds bepaald,  voordat in kaart gebracht is welke data geconverteerd moet worden. Ook is op dat moment vaak nog niet bekend hoe de te converteren data eruit ziet en of er voor de conversie aanpassingen nodig zijn in de inrichting van ANVA.

Als er geen onderzoek gedaan is naar de kwaliteit van brondata of de planning te krap is opgesteld, is de kans aanwezig dat na de livegang opgemerkt wordt dat er “vervuilde” data is geconverteerd of de inrichting niet op orde is. Het resultaat hiervan is dat er onnodig tijd moet worden besteed aan nazorg.

Stap 3: Leg te converteren data vast

Op basis van een vooronderzoek van de brondata kan in een conversierapport worden vastgelegd welke data op welke manier wordt overgezet. Een dergelijk rapport biedt tevens houvast bij het testen en controleren van de geconverteerde data tijdens één of meerdere proefconversies. Houd daarbij rekening met het feit dat voor een conversie de 80-20 regel vaak van toepassing is. Dit betekent dat 80% van de data zonder problemen geconverteerd kan worden. 20% van de data zal op één of andere manier uitval vertonen. Deze data moet tijdens het testen en controleren beoordeeld worden. In sommige gevallen kan dit door aanpassingen in de conversieprogrammatuur opgelost worden. In andere gevallen moet er in de nazorg tijd gepland worden om de data handmatig aan te passen.

Een conversierapport zien wij binnen ANVA als een levend document. Gewijzigde inzichten of bevindingen zullen daarom altijd leiden tot aanpassingen in het conversierapport.

Stap 4: Test de proefconversie(s)

Als een conversie door ANVA wordt uitgevoerd is er altijd sprake van minimaal twee proefconversies. De proefconversie(s) geven inzicht in het te verwachten eindresultaat en ruimte voor verbeteringen. Onze tip? Besteed voldoende tijd en aandacht aan het testen en controleren van deze proefconversies. Zorg ervoor dat er toegang tot en kennis van de brondata beschikbaar is. Als dit ontbreekt is het uitvoeren van een gedegen controle een bijna onmogelijke opgave.

Leg tijdens het testen alle bevindingen op de proefconversie(s) vast in een rapportage. Op deze manier is bij een volgende proefconversie eenvoudig te controleren of bevindingen zijn opgelost. ANVA gebruikt hiervoor een standaard bevindingen document.

Stap 5: Werk met een migratiedraaiboek

Het vastleggen van alle te volgen stappen in een migratiedraaiboek verkleint de kans op onvoorziene nazorg of zelfs het mislukken van een conversie. Neem alle acties op in één draaiboek, ook als er andere teams verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van enkele stappen van het draaiboek.

Meer weten?

Eerder publiceerden we een interview met ons consultancy team over de nieuwe conversiestraat. Of bekijk ons conversiewebinar waarin we je graag uitleggen hoe een conversie exact verloopt. In dit webinar vertelt Naomi Stol je bovendien over alle stappen die bij een conversie en samenvoeging komen kijken. Ben je benieuwd naar de ins en outs? Kijk het webinar terug.

Benieuwd wat ANVA als conversiespecialist jou kan bieden? Je leest het hier.