Precies een jaar geleden implementeerde Veldhuis Advies de Postex-koppeling waarmee zij een flinke stap voorwaarts hebben gezet in de digitalisering van uitgaande klantcommunicatie. Gedurfd, zo vlak voor de januari-prolongatie, maar het bleek de perfecte timing voor Veldhuis Advies. Na een proef-prolongatie in november en een prolongatie in december om bij te sturen, klaarden zij deze enorme klus in januari met het volste vertrouwen. Zo profiteerden zij direct al van de aanzienlijke kostenbesparing die het oplevert.
Wichert Koopman, projectleider van de Postex implementatie, vertelt ons hoe Veldhuis Advies tot de keuze voor Postex is gekomen. ‘We waren al lange tijd op zoek naar manieren om het klantcontact te digitaliseren. We willen ons namelijk meer kunnen richten op het advies en alle administratieve handelingen daaromheen beperken. Het minimaliseren van de papierstroom is dan een vanzelfsprekende stap.’ In de zoektocht naar een oplossing heeft Veldhuis Advies producten van verschillende aanbieders vergeleken. ‘We kwamen via berichtgeving in de media in aanraking met de oplossing van Postex. We hebben demo’s gehad en zijn in gesprek gegaan met een andere gebruiker, Adviesgroep Mulderij. Zij waren erg positief over de oplossing.’
Om een goede keuze te maken heeft Wichert een businesscase opgesteld van de diverse oplossingen, waarbij naast de voor- en nadelen ook gelet is op de kostenbesparingen ten opzichte van de huidige situatie. ‘We hebben uiteindelijk gekozen voor Postex omdat de aanloopkosten erg laag zijn. Je hoeft weinig te investeren, je kunt daardoor meteen besparen op de portokosten en je kunt vrij snel stappen zetten.’ Wichert benadrukt dat hij het een groot voordeel vindt dat je met de oplossing van Postex niet meer hoeft te investeren in een eigen printstraat. ‘Je kunt communiceren met de klant op de manier waar hij zelf de voorkeur aan geeft. Ongeacht of dat digitaal is of per post, alles wordt via Postex geregeld. Daarnaast kan de klant zelf via het portaal heel snel en gemakkelijk switchen van fysieke post naar digitaal, of andersom. Daar hebben wij geen omkijken meer naar.’
Wichert heeft de Postex oplossing eerst geïmplementeerd voor de volmachtprolongatie. ‘Daar bespaarden we direct het meeste op en konden we grote slagen maken. Het op tijd de deur uit krijgen van zo’n prolongatie kostte ons voorheen enorm veel werk en inspanning. De printer stond een halve dag te draaien en twee of drie mensen waren een week bezig om het in te pakken voor verzending. Omdat het zoveel menselijke handelingen waren, was daarnaast de kans op fouten reëel.’ Nu Veldhuis Advies gebruik maakt van Postex besparen zij hierop veel tijd, kosten en energie. ‘Voor de collega’s die zich hier normaal mee bezig hielden, was dit echt een verademing. Ze zijn heel blij dat ze van dit soort extra klussen verlost zijn’, vertelt Wichert.
Veldhuis Advies heeft zichzelf de tijd gegund om eerst twee kleinere prolongaties te doen in november en december, voordat de januari-prolongatie zich aandiende. ‘Maar de eerste prolongatie verliep eigenlijk meteen heel goed’, stelt Wichert. ‘Wat meegeholpen heeft bij het succes van de implementatie is dat wij vooraf bewust onze relaties hebben geïnformeerd om aan te kondigen dat de correspondentie voortaan op een andere manier werd aangeboden. Dit om te voorkomen dat zij het bijvoorbeeld als spam zouden beschouwen. Relaties waarmee we al digitaal correspondeerden, kregen die informatie digitaal. Relaties waarmee wij per post communiceerden hebben de informatie ook per post ontvangen. Daarbij gaven wij hen meteen de mogelijkheid om te kiezen voor digitale correspondentie als zij dat wilden.’
“Met Postex zijn de aanloopkosten laag. Je hoeft niet meer zelf te investeren in eigen printstraat en kunt daardoor meteen besparen op de portokosten en je vrij snel stappen zetten”
Toen de prolongatie goed bleek te gaan, was de volgende stap voor Wichert om de aanmaningen en dagverwerkingen via Postex te laten verlopen. Hierbij maakt Veldhuis Advies ook gebruik van de mogelijkheid om via iDEAL te betalen. ‘Bij de prolongatie hebben we hier niet voor gekozen omdat veel van onze relaties via automatisch incasso betalen. Maar voor de aanmaningen zagen we hier wel toegevoegde waarde. De laatste aanmaningen versturen we overigens zowel digitaal als per post via Postex.’ De collega’s van Wichert hebben veel profijt van de verzending via Postex in deze processen. ‘Het scheelt hen een berg handelingen; printen, envelop inpakken, een apart briefje erbij, dat verloopt nu allemaal via Postex. De polis informatie staat in ANVA en dankzij de koppeling wordt dat direct via Postex verstuurd.’
Toen Veldhuis Advies vorig jaar begon met verzending via Postex, maakten zij eerst gebruik van de ASG-koppeling met ANVA. Inmiddels zijn zij overgestapt op de gestandaardiseerde koppeling. ‘Deze nieuwe koppeling maakt alles nét iets makkelijker’, zegt Wichert. ‘Wanneer je een poststuk niet met Postex mee wilt laten gaan, bijvoorbeeld omdat je er een toelichting aan wilt toevoegen, hoef je dat nu niet meer apart in de Postex-omgeving aan te geven, maar kun je dit direct in ANVA uit de Postex verzending verwijderen. Dat scheelt weer een paar stappen.’ De volgende stap voor Veldhuis Advies is het digitaliseren van de provinciale correspondentie. ‘Daarvoor gaan we de digitale postkamer van DDi combineren met de Postex-koppeling. Inkomende post via bijvoorbeeld Aplaza, extranetten of fysieke post, wordt dan geïndexeerd door de Transactie Robot van DDi en vervolgens kunnen we het via Postex verzenden.’
Veldhuis Advies verstuurt inmiddels alle grote bulkstromen via Postex. ‘Zo’n 70% van alle volmachtpost wordt digitaal verstuurd’, vertelt Wichert. ‘Naast een aanzienlijke besparing op de portokosten levert het ons dus ook een flinke tijdsbesparing op. We zijn dan ook erg tevreden met deze manier van werken, het is een mooie oplossing.’ Volgens Wichert gaat digitale communicatie steeds meer toenemen. ‘Klanten vragen er ook steeds meer naar’, zegt hij. ‘Waar wij wel op blijven letten is het persoonlijk houden van de communicatie rondom poststromen, zodat we onszelf ermee blijven onderscheiden. Het is belangrijk dat de klant zich verbonden blijft voelen met Veldhuis Advies, óók als we digitaal communiceren.’
Blijf op de hoogte van de laatste nieuwtjes en schrijf je in voor de ANVA nieuwsbrief