VCN ontzorgt agenten met ANVA Postbus

Relatiebeheerder Paul Schilders en operationeel manager Paul Schoof zijn beiden vanuit VCN betrokken bij het project. ‘Begin mei zijn we gestart met een pilot voor de ANVA Postbus om het proces rondom onze documentenstroom voor onze agenten efficiënter te maken’, vertelt Schilders. ‘Met de ANVA Postbus kunnen we onze documenten en straks ook de mutatie- en prolongatieberichten via Aplaza aanbieden aan onze agenten. Doordat Aplaza een koppeling heeft met de softwarepakketten van onze agenten, kunnen zij de documenten rechtstreeks indexeren in hun eigen pakket en in het juiste dossier van de betreffende klant.’

Fijner samenwerken

Schilders benadrukt dat deze nieuwe oplossing positief bijdraagt aan de fijne samenwerking tussen VCN en de agenten. ‘Nu versturen we de documenten, zoals de polis, factuur en tussenpersoonnota, nog via ons eigen extranet naar de agenten. Dat is een extra inlog en de agenten moeten de documenten handmatig uploaden en indexeren in hun eigen pakket. Een tijdrovend klusje met veel dubbele handelingen. Met de ANVA Postbus hebben ze daar geen last meer van.’ Paul Schoof voegt hieraan toe dat het ook goed aansluit bij de kernwaarden van VCN. ‘Als serviceprovider zijn wij erop gericht om onze klanten, de agenten, zoveel mogelijk te ontzien in hun administratieve processen. Hoe efficiënter zij kunnen werken, hoe beter zij zich kunnen focussen op hun commerciële processen.’

”Het aanbieden van documenten op deze manier bespaart onze kantoren en agenten zóveel tijd en extra handelingen. Ze zijn er erg blij mee.”

Twee weken

De beslissing om mee te werken aan deze pilot werd daarom volgens Schilders heel positief ontvangen door de eerste vier agenten die er nu mee werken. ‘Ze zijn er erg blij mee, met name de zelf incasserende kantoren. Dat we documenten als de tussenpersoon-nota nu op deze manier aanbieden scheelt ze al zoveel tijd en extra handelingen. De efficiencyslag wordt nóg groter als we straks meer documenten en berichten aan kunnen bieden.’ Hij is enthousiast over het voorspoedige verloop van de eerste fase van de pilot. ‘Gerbrand, consultant van ANVA, heeft ons goed ondersteund bij de implementatie. Omdat onze documenten al opgebouwd zijn als pdf-bestand, hoefden we aan onze kant ook niet zoveel werk te verzetten om dit werkend te krijgen. Binnen twee weken na de start verstuurden we onze eerste documenten al. Dat was ontzettend gaaf!’

Performance en kwaliteit

Schilders heeft regelmatig contact met de pilotgebruikers om feedback op te halen. ‘Samen inventariseren we welke documenten we wél en niet via de Postbus moeten versturen. In de loop van het jaar betrekken we stap voor stap steeds meer agenten bij de pilot, eerst tien, dan zestig en uiteindelijk 700 in totaal.’ Schoof geeft aan dat er voor die tijd nog wel wat moet gebeuren. ‘Er zijn nog aanpassingen nodig in de ANVA Backoffice en in onze eigen software om bijvoorbeeld de mutatie- en polisberichten aan te bieden. Intern benoemen we daarom een projectleider en betrekken we steeds meer afdelingen, zodat de kennis verankerd is en we goed voorbereid zijn als we starten met de uitrol.’