Het belang van Stichting Uniforme Inrichting Volmachtketen
In gesprek met programmamanager Alex de Ruiter Het oprichten van een stichting voor de aansturing van de uniforme inrichting binnen de volmachtketen en het uitrollen van het programma naar alle betrokken partijen is niet ‘zomaar’ een traject wat je ‘even’ realiseert. Door de juiste partijen bij elkaar aan tafel te zetten en de horizon in grote lijnen te schetsen werd het oorspronkelijke idee steeds concreter. Voordat er daadwerkelijk gestart kon worden met de uitrol miste er echter nog één belangrijke schakel: de programmamanager. Alex de Ruiter, ervaren manager in het scheidsvlak tussen business en IT bleek hier de juiste persoon voor.
Alex de Ruiter werd een jaar geleden gevraagd om het programmamanagement op zich te nemen en vorm te geven aan de daadwerkelijke oprichting van de stichting. “Het programma was toen al drukdoende met de voorbereidingen, maar de stichting zelf bestond formeel nog niet.” Na de oprichting in september en de presentatie hiervan aan gevolmachtigden en verzekeraars richtte hij zich samen met het dagelijkse bestuur o.a. op het uitwerken van het reglement voor deelnemers en het omslagstelsel. Vervolgens werden gevolmachtigden en verzekeraars gevraagd om zich aan te melden als deelnemer bij de stichting.
Doelmatig te werk
“De grote diversiteit in inrichtingen van volmachtadministraties heeft grote impact op zowel de datakwaliteit als IT-kosten binnen de volmachtketen. De stichting heeft als doel gesteld om uiterlijk eind 2021 ervoor te zorgen dat per volmachtproduct van een verzekeraar bij alle betrokken volmachten het product op dezelfde wijze is ingericht. Het uitgangspunt hiervoor is de SIVI-standaard AFD. Dat levert veel meer transparantie en inzicht op binnen de keten. Eén van de eerste stappen om hiertoe te komen is voor elk volmachtproduct de productspecificaties om te zetten naar een AFD-definitie”, vertelt Alex.
Uitdagend traject
Alex: “Naast het stichtingsbestuur is een dagelijks bestuur aangesteld voor de aansturing van het programma. Dit dagelijkse bestuur vormt de stuurgroep en richt zich vooral op het uitwerken van plannen en bewaken van de voortgang. Inhoudelijk lijkt de uniforme inrichting wellicht vrij eenvoudig en overzichtelijk, maar dat is het niet. Dat heeft te maken met het grote aantal betrokken partijen binnen de keten, het grote aantal producten en de diversiteit hierbinnen. Naast de stichting en SIVI zijn er zo’n 40 verzekeraars, 250 gevolmachtigden, drie systeemhuizen en meerdere softwareleveranciers betrokken. Al deze partijen moeten worden meegenomen in de aanpak en tijdslijnen van het programma: hoe het (technisch) werkt, wat het inhoudt en wat hun rol hierin is. Dit vraagt veel tijd en inspanning, maar is bovenal een mooie uitdaging. Duidelijke communicatie is van cruciaal belang wanneer we meer dan 300 partijen in beweging willen krijgen”.
‘Het is van groot belang dat het werkt
voor iedere partij.’
Eind december 2019 is de eerste pilotfase met ANVA gestart. Nadat de eerste ervaringen zijn opgedaan en enkele testbevindingen zijn opgelost, is de software inmiddels beschikbaar voor alle ANVA-kantoren. “Voorafgaand hebben we samen met ANVA alle kantoren geïnformeerd over het programma en hun specifieke rol. Wij realiseren ons heel goed dat het uniformeringstraject door een gevolmachtigde maar ‘even’ naast het reguliere werk gedaan moet worden. Hoewel ANVA met haar conversiesoftware de gevolmachtigden zoveel mogelijk ondersteunt, vereisen het treffen van de benodigde voorbereidingen en het daadwerkelijk uitvoeren van (proef)conversies toch flinke inspanningen. Daarom is het van groot belang om er bij de start écht zeker van te zijn dat het werkt voor iedere partij. Het is een keten, eventuele obstakels onderweg zorgen voor vertraging in het hele proces. Dat willen we natuurlijk voorkomen!”.
Toekomstige uitdagingen
We zijn de uitrol gestart met (met name particuliere) VPI-producten. Hierna volgen ook de niet VPI-producten, poolproducten, door volmachten zelf ontwikkelde producten en meer complexe producten. “De keten bestaat uit verschillende schakels die onderling van elkaar afhankelijk zijn. Om de doelstellingen te halen moeten we gedisciplineerd te werk gaan en zorgen voor voldoende tempo. Dat vraagt een forse inspanning van alle betrokken partijen, maar ik heb er veel vertrouwen in dat we met elkaar deze uitdaging tot een goed resultaat gaan brengen. Start dus vandaag nog of in ieder geval morgen!”
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
Blijf op de hoogte van de laatste nieuwtjes en schrijf je in voor de ANVA nieuwsbrief